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案例分享 | 年会活动方案

2018-6-29 20:10:42字体:
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 活动准备


年终庆典的活动准备,往往耗时比较长,同时需要考虑更全面。我有很多客户会在年终做一次全员的活动,有的人数达到4、5千人(包括家长),所以无论场地、环节设计都需要考虑充备。
「01」确定年会主题。确定好年会主题后,才能进行后期环节的设置。比如如果是汇报演出为主的年会,则侧重点在展示上面;如果是感恩客户为主题的年会,则侧重点在回馈、嘉许客户上。

「02」确定人数。确定人数是年终庆典前期的关键,人数确定预估好了,才能定后期的整个会场布置、现场环节设计、礼品准备数量等。尤其是道馆人数较多的亲们,一定要考虑好是分开做还是合在一起做。我前几天就遇到客户,前期人数预估不正确,导致会场太拥挤的问题。所以如果办一场,就考虑好场地;如果分两场,考虑好怎么分的问题。

「03」定会场。过年前后很多公司都会做年会活动,所以确定好时间、人数,尽早定场地。我们之前就碰到过,过年时租赁场地困难的情况。所以提前筹划。

「04」定流程。这个部分的内容,稍后会在下文详细叙述。在这个环节,注意定岗定责定规则定流程。因为我自己经常负责大型活动的总统筹,在大型活动中,四个“定”非常重要。做好这四个部分,现场协调性、可控性更高。

「05」定物资。我把活动上所有需要的物品叫做物资。年会的物资包括会场的背景板、海报、礼品、装饰品、手提袋、门票等等。

年会流程(汇报演出类)

每个流程的制定和提前准备都会让你在活动期间更能掌控全局,统筹的过程也是审视以及检查补漏的过程。让活动顺利的方法就是在心里先举办一次。

1,提前通知

「01」 提前20天通知家长活动时间、地址。(如果你在活动20天还没有确定场地,那说明你的准备不充分)

「02」 提前10天给客户发邀请函。如果你的成本预算大,建议你做纸质版邀请函,会让客户感觉更正式、更重视。当然你就要在邀请函设计上花些功夫了。如果成本预算低,那就发微信版邀请函,常用的H5、电子版邀请函、文档版邀请函。

「03」提前5天确定参加客户名单。打电话是最直接的沟通方式,如果可以当面确认,那首选当面确定。确定名单后,最好在每班家长群里,进行公布,让那些没来的家长看到这么多人参加。

「04」 提前3天对于不来的家长提前送礼物。有些家长临时有事来不了的,那可以将年会现场发的礼物、奖品提前送给家长,一定要低调。如果过于高调,其他家长看到,可能会产生我也不去了,把礼物给我吧的心理。为了避免这类情况出现,所以低调的给没来的客户赠送礼物。

「05」 提前1天温馨提示。提示家长报到时间和地址,交通路线。(如果有很多家长开车,那提前要和酒店对接好停车位置)

「05」当天早上再次提醒。用简短的话,表示对于家长来参加年会的欢迎和感谢,提醒注意交通安全即可。

2,报到流程

「01」前期座位安排。座位安排可以采用自由坐、按班级坐、按新老客户坐等等方式。最重要的就是标志明确。我之前参加过一些客户的年会,现场就会出现标志不清晰,导致家长一直在找位置的情况。所以如果前期定好位置,一定有颜色区分开,并且在报到时明确告诉家长。

「02」报到流程。签字、领取礼物、签名墙签字合影,这三个步骤是最简单的报到流程,基于大家的设计可以适当增加环节。但是切忌不要把签到流程弄得过于复杂。导致大量客户堆积签到处。最有效的行动是,在前一天的布场时,走一遍签到的流程。

3,场内指引

客户进入场内,一定要安排工作人员指引家长。如果工作人员不够,适当发挥一些年纪大的学员或者老学员作为义工支持一下。

4,活动流程

「01」开场表演:酷炫,让客户眼前一亮,可以让家长马上转发的。

「02」主持人开场:介绍嘉宾、嘉宾致辞、宣传片放送、热场小游戏、宣布活动开始。

「03」表演环节设计:新生表演(整齐)、高级班表演(难度、力度)、女学员表演(实用)、男学员表演(酷炫)、教练团表演(专业)、话剧表演(搞笑或有深意)、家长表演(搞笑)、亲子表演(差距)。
备注:每个表演的侧重点不一样,这样才能让整场表演更加深动。

「04」游戏环节设计:游戏是用于热场、串场用的。可以设计不同的游戏,针对孩子的、家长的、家庭的、教练与孩子、教练与家长的。

「05」抽奖环节:抽奖环节是家长孩子最开心的。经常年会上我们会只选择孩子喜欢的礼物,其实还应该准备一些让家长心动的礼物。这样才能提高家长的参与度。抽奖形式也可以设计多样,现场编号抽奖、小朋友名字抽奖、座位底下藏礼物券等等形式。

「06」家长分享环节:家长分享环节一定要提前和家长沟通,不要到了现场再定向。

「07」产品价值分享:这个环节根据需求以及领导人的能力来安排。有的馆长能讲,那可以设计流程,给客户介绍一下产品价值。有的馆长不能讲的,可以通过一些视频来表达。

「08」欢送仪式:家长离开会场时,一定要有欢送仪式。可让工作人员排在门口两侧,欢送大家。(一定要营造仪式感)

「09」当晚时间允许,最好是给家长发一条感恩短信,感谢家长的支持。


5,后期物资整理

这里要有相应的数据统计,以备下次活动的物资采购评估。(站好最后一岗)

6,活动总结

 每一次的活动总结,都是为了让下一次的活动做得更好。


以上就是一个汇报演出年会的方案,仅作为给大家的参考,具体的流程和环节设计,根据大家的实际情况来设置哦。
 
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